Cat costa o zi fara imprimanta?

Se intampla mereu in aceeasi zi. Cea in care trebuie depus un dosar, printate contracte pentru o semnatura sau scoase documente pentru un control. Aparatul afiseaza o eroare, cineva incearca sa il repuna in functiune, apoi se cauta un numar de telefon si incepe asteptarea. Pentru o firma, defectiunea in sine nu e problema. Problema e intervalul dintre momentul in care echipamentul s-a oprit si momentul in care functioneaza din nou. Acel interval nu apare in nicio evidenta contabila, dar costa.

Costul care nu se factureaza

Un birou cu opt oameni care nu pot tipari o zi intreaga inseamna opt zile de lucru afectate partial. Nu toata activitatea se blocheaza, dar tot ce depinde de documente se amana: livrari catre clienti, dosare cu termen, facturi, corespondenta oficiala.

La asta se adauga o cheltuiala pe care firmele o fac fara sa o inregistreze ca atare. Cineva pleaca la un centru de copiere cu un stick, plateste pe loc, revine dupa o ora. Se intampla o data, apoi inca o data. Sunt sume mici, dar timpul consumat nu se recupereaza. Iar in institutii sau in firme care lucreaza cu termene legale, intarzierea nu e doar un inconvenient. Un act depus peste termen produce consecinte reale.

De ce cedeaza echipamentele exact cand nu trebuie

Nu e ghinion, e statistica. Un echipament de printare se uzeaza proportional cu volumul, iar perioadele aglomerate sunt exact cele in care tipareste cel mai mult. Sfarsitul de an fiscal, campaniile de raportare, perioadele cu depuneri de dosare, toate suprasolicita aparatul in acelasi timp.

Se adauga si vechimea. In primii doi ani, o imprimanta multifunctionala are rareori probleme majore. Din anul al treilea incep sa cedeze componentele cu ciclu de viata limitat, cuptorul, folia de transfer, unitatile de imagine. Sunt piese scumpe si, in general, nu se gasesc la raft.

In limbajul curent, copiator, imprimanta multifunctionala sau echipament de printare denumesc acelasi tip de aparat, iar comportamentul lor la uzura este similar indiferent cum il numim.

Diferenta dintre a avea un aparat si a avea un contract

Aici se vede cel mai clar distinctia intre cele doua situatii.

O firma care detine echipamentul in proprietate porneste, la fiecare defectiune, de la zero. Cauta un service disponibil, asteapta un diagnostic, afla ca piesa trebuie comandata, primeste un termen. Fiecare etapa consuma zile, iar in tot acest timp biroul functioneaza in regim redus.

O firma care are un contract pentru servicii de inchiriere copiatoare are procedura stabilita dinainte. Se anunta defectiunea, tehnicianul vine intr-un interval convenit, iar daca reparatia nu e posibila pe loc, echipamentul se inlocuieste. Nu se negociaza nimic in momentul in care problema apare, pentru ca totul a fost negociat la semnare.

Ce trebuie sa contina un contract ca sa fie util

Nu toate contractele ofera aceeasi protectie. Doua clauze fac diferenta.

Prima este timpul de interventie, exprimat concret. Un interval de 2 pana la 8 ore, in functie de localitate, inseamna ca defectiunea se rezolva in aceeasi zi lucratoare in cele mai multe cazuri. Un contract care nu precizeaza niciun termen lasa firma la discretia programului furnizorului.

A doua este inlocuirea echipamentului atunci cand reparatia nu se poate face imediat. Un aparat de schimb livrat in cel mult 48 de ore transforma o defectiune majora intr-o intrerupere scurta.

Merita verificat si ce acopera efectiv contractul. Un abonament complet include consumabilele, toner, unitati de imagine, cuptor, folie de transfer, precum si manopera si piesele de service. Ce nu e inclus explicit devine, la un moment dat, o factura separata.

Pentru firmele si institutiile din regiune conteaza si structura din spatele furnizorului. Un partener autorizat al unui producator lucreaza cu piese standardizate si tehnicieni certificati, in cadrul retelei nationale de service a marcii, ceea ce reduce timpii de asteptare pentru componente.

Copier Service activeaza in acest domeniu de peste 15 ani, ca partener autorizat Konica Minolta, cu peste 380 de clienti activi si peste 650 de echipamente aflate in administrare la nivel national, dintre care peste 460 sunt multifunctionale A3. Service-ul este asigurat de Copier Service sau prin reteaua nationala de parteneri Konica Minolta. Contractele se adreseaza exclusiv persoanelor juridice, firme, institutii publice si organizatii neguvernamentale.

Cand nu e cazul sa complici lucrurile

Daca biroul tipareste cateva sute de pagini pe luna si o intrerupere de doua zile nu produce consecinte, o imprimanta cumparata acopera nevoia. Nu orice firma are nevoie de garantii de continuitate, iar un contract inseamna o structura care trebuie sa se justifice prin utilizare.

Diferenta apare acolo unde activitatea depinde efectiv de documente tiparite si unde intarzierea are un cost masurabil.

Concluzia

Intrebarea corecta nu este cat costa un echipament de printare, ci cat costa o zi in care nu functioneaza. Firmele care au facut acest calcul aleg de obicei previzibilitatea, nu pentru ca este mai ieftina, ci pentru ca elimina o categorie intreaga de probleme din activitatea curenta.