Mutarea sediului social - ce acte trebuie să conţină dosarul depus la ONRC?

 Aţi ajuns într-un punct în care trebuie să mutaţi sediul social firmei, iar dacă faceţi acest lucru pentru prima dată sau aveţi o activitate mai mare (inclusiv cu stocuri), toată această mutare vă poate copleşi. Totuşi, dacă vă veţi propune să fiţi cât mai bine organizat şi poate chiar să lucraţi cu un avocat sau o firmă care vă poate ajuta cu toate demersurile legale pe care le presupune această schimbare de locaţie, lucrurile vor fi mult simplificate.

 Până la urmă, dincolo de tot ce presupune relocarea unui sediu, există un pachet de proceduri legale pe care trebuie să le respectaţi pas cu pas, iar întocmirea dosarului pentru mutarea sediului şi depunerea lui la ONRC e cea mai importantă parte. Şi fie că mutaţi sediul în capătul străzii sau în cealaltă parte a ţării, demersurile sunt cam aceleaşi. 

Cea mai importantă oprire pentru mutarea sediului social: ONRC. Dar unde?

Pentru schimbarea sediului va trebui să depuneţi un dosar de mutare la ONRC. Acum, întrebarea este - Către ce punct ONRC ar trebui să vă îndreptați dacă mutarea se face în alt judeţ? 

E simplu. Dacă vă mutaţi sediul pe raza aceluiaşi judeţ, va trebui să mergeţi cu dosarul la ONRC din acel judeţ. 

Dacă mutarea se face în altă parte a ţării, alt judeţ, atunci teoretic puteţi depune dosarul la ONRC unde aţi avut sediul actual sau la ONRC din judeţul nou unde urmează să mutaţi sediul. 

Spunem teoretic pentru că în practică, este posibil ca funcţionarii de la Oficiul Registrului Comerţului din judeţul unde vreţi să mutaţi sediul nou să vă trimită să depuneţi dosarul la punctul ONRC din judeţul sediului social actual. 

Lista actelor pe care trebuie să le puneţi în dosarul de mutare sediu social 

O declaraţie de activitate, în original

Aceasta atestă dacă firma are sau nu activitate şi poate fi semnată doar de asociaţi, administrator sau un reprezentant al acestora. 

În cazul unei societăţi fără activitate la sediul actual, se presupune că aceasta nu va avea activitate nici la sediul nou sau la punctele de lucru. 

Dar, dacă firma desfăşoară activitate la sediul social sau la punctul de lucru ori la terţi, acest lucru trebuie bifat pe declaraţia numărul 3 de la ORNC. De asemenea, în această situaţie, se vor lista codurile CAEN care corespund fiecărui tip de activitate desfăşurată (deci, nu toate din actul constitutiv, ci doar cele aferente activităţilor în desfăşurare). 

Când firma nu are activitate, se bifează pe declaraţie "fără activitate". Acelaşi lucru este valabil şi pentru sediile secundare. 

Tot în această declaraţie puteţi bifa după caz activităţile proprii de birouri (secretariat, corespondență permanentă cu autorităţile publice sau instituțiile publice etc). 

Hotărârea sau decizia privind mutarea sediului

Poate fi hotărârea AGA sau decizia asociatului unic la SRL-uri, iar la societăţile pe acţiuni, se depune hotărârea adunării generale a acţionarilor, decizia directorului sau a consiliului de administraţie. 

Cererea de înregistrare, în original

Aceasta se poate descărca de pe site-ul Oficiului Naţional al Registrului Comerţului. Aici va trebui să completaţi datele administratorului, datele societăţii, adresa sediului actual/ cel vechi. Dacă mutarea se face în alt judeţ, va trebui să bifaţi şi căsuţa aferentă radierii, pentru că firma urmează să fie radiată de la Oficiul Registrului Comerţului unde a fost înregistrată până acum, pentru ca apoi să fie înmatriculată la Oficiul ORNC din noul judeţ. 

Veţi mai putea opta pentru metoda preferată de comunicare a documentelor eliberate de Registrul Comerţului (poştă sau ridicare personală) şi veţi enumera la final toate actele pe care le mai ataşaţi la dosar. 

Copia documentului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului

E vorba de spaţiul care urmează să fie folosit ca sediu social nou. Acesta poate fi contractul de închiriere, de comodat, de vânzare, moştenire etc. În unele cazuri, ORNC poate să ceară şi actul care atestă dreptul de proprietate al persoanei care pune la dispoziţie spaţiul. 

Dacă noul sediu social va fi într-un bloc cu locatari, iar firma urmează să desfăşoare activitate acolo, atunci va fi nevoie de acordul expres al Asociaţiei de proprietari şi al vecinilor din dreapta şi stânga, sus şi jos ai apartamentului. Cererea de completat este la fel disponibilă la Registrul Comerţului sau chiar pe site-ul lor. 

Actul constitutiv cu informaţiile actuale

Mai exact, în cadrul acestuia se vor schimba detaliile privitoare la sediul social - adresa nouă, precum şi data actualizării. Celelalte clauze rămân neschimbate. 

Taxa de publicare în MO

Decizia, respectiv hotărârea de mutare a sediului se publică în Monitorul Oficial, partea a IV-a, conform legii. Pentru aceasta se plăteşte o taxă în funcţie de numărul de caractere al hotărârii/ deciziei, iar dovada achitării taxei se atașează la dosar. 

Conform legii, Registrul Comerţului poate să ceară şi alte documente la dosarul pentru mutarea sediului, în cazul în care consideră că sunt necesare. 

E drept că acest dosar poate fi destul de stufos, iar mutare sediului poate ridica probleme pentru un neinițiat, nu însă și dacă va apela la servicii de specialitate, fiind opțiunea fiecăruia să aleagă cum se va descurca.